Un déploiement de Google Workspace pour les grandes organisations est généralement géré en trois phases distinctes : Core IT, Early Adopters, et Global Go-Live. Bien qu’un déploiement dure habituellement entre 90 et 120 jours, il est utile de le considérer comme un effort de trois mois. Cette chronologie est bénéfique lors de la planification du cycle de vie du déploiement. Explorons les trois étapes et les objectifs clés de chacune d’elles.
1. Phase Core IT
La première phase, Core IT, se déroule au cours du premier mois d’un déploiement de trois mois. Durant cette phase, vous travaillez avec un petit groupe de professionnels de l’informatique, environ 25 utilisateurs au sein de votre organisation. Les objectifs principaux de cette phase sont les suivants :
- Créer la conception technique : Établir un document détaillé de la conception technique, souvent fourni par des consultants spécialisés comme Bourbon Digital. Ce document décrit l'infrastructure technique, les configurations et les intégrations nécessaires pour soutenir Google Workspace au sein de votre organisation.
- Confirmer et tester les options de configuration : Valider les configurations choisies, telles que les paramètres de sécurité, les règles de partage de fichiers et les intégrations d'applications, et effectuer des tests rigoureux dans un environnement de test ou de pré-production pour s'assurer de leur bon fonctionnement et de leur alignement avec les besoins de votre organisation.
- Identifier les points d’intégration : Repérer les intégrations nécessaires avec les systèmes existants, tels que les répertoires d'utilisateurs, les systèmes de messagerie hérités ou les outils de gestion de la relation client (CRM). Cela garantit une transition en douceur et la coexistence avec votre infrastructure informatique actuelle.
- Se familiariser avec les outils et la technologie de Google Workspace : Former le groupe restreint à l’utilisation de Google Workspace, y compris Gmail, Google Drive, Google Calendar et d'autres applications principales. Cela permet aux professionnels de l'informatique de se familiariser avec l'interface, les fonctionnalités et les meilleures pratiques d'administration.
Cette phase, impliquant un nombre restreint de participants, minimise les perturbations des systèmes informatiques existants. Un provisionnement réussi à ce stade est crucial pour identifier et résoudre rapidement les problèmes potentiels avant de passer à l’étape suivante.
2. Phase Early Adopters
La deuxième phase, Early Adopters, se déroule au cours du deuxième mois d’un déploiement de trois mois. Cette phase implique entre 5 et 10 % de votre effectif total, en sélectionnant des représentants de différents départements ou équipes. Les objectifs clés de cette phase sont :
- Valider l’approche de la migration : Assurer que le plan de migration, y compris le calendrier, la séquence et les méthodes de transfert de données, est efficace et réaliste. Cette validation permet d'affiner le processus de migration pour l'ensemble de l'organisation.
- Recueillir les commentaires : Obtenir des retours d’expérience de la part des utilisateurs précoces pour ajuster et améliorer le déploiement. Les commentaires peuvent porter sur la facilité d'utilisation, les fonctionnalités, les flux de travail et les défis potentiels, permettant des ajustements avant le lancement à l'échelle de l'entreprise.
- Tester le plan de gestion du changement : Évaluer la stratégie de gestion du changement, y compris la communication, la formation et le support aux utilisateurs, pour assurer une adoption en douceur. Cette phase pilote permet d'identifier les lacunes ou les domaines d'amélioration dans le plan de gestion du changement.
Il est essentiel de considérer cette phase comme une étape clé de la gestion du changement. À ce moment-là, les utilisateurs commencent à percevoir les avantages de Google Workspace, tels qu'une collaboration améliorée, une communication rationalisée et un accès accru aux informations. Une stratégie efficace consiste à désigner des employés comme guides ou champions, chargés de promouvoir et de faciliter l’utilisation de Google Workspace parmi leurs collègues, en offrant une assistance et en partageant les meilleures pratiques.
3. Phase Global Go-Live
La troisième et dernière phase, Global Go-Live, se déroule au cours du troisième mois d’un déploiement de trois mois. Cette phase vise à déployer Google Workspace à l'ensemble du personnel. Pour un déploiement réussi :
- Communication proactive : Maintenez une communication cohérente et proactive avec tous les utilisateurs. Cela inclut des mises à jour régulières sur l'avancement du déploiement, les opportunités de formation et les changements pouvant impacter leur travail.
- Accès à la formation : Assurez-vous que les ressources de formation sont facilement et largement disponibles pour garantir l'acceptation et la compréhension des utilisateurs. Cela peut inclure des tutoriels en ligne, des sessions de formation en personne, ou une combinaison des deux.
Un support insuffisant peut entraîner l'échec des projets informatiques, car les utilisateurs peuvent ne pas être correctement formés aux nouveaux systèmes. Utiliser le guide d'accessibilité pour les utilisateurs de Google Workspace peut être utile pour soutenir les utilisateurs pendant cette transition.
Conclusion
La technologie associée à Google Workspace a prouvé son efficacité. Cependant, le rôle de l'administrateur est de garantir un déploiement en douceur et de maximiser l'automatisation des processus au sein de l'entreprise. En suivant ces trois phases clés, vous serez en mesure de déployer Google Workspace avec succès et d'optimiser les avantages pour votre organisation.
Conseils Supplémentaires pour un Déploiement Réussi de Google Workspace
En plus de gérer la distribution des emails pendant le déploiement de Google Workspace, voici quelques conseils supplémentaires pour assurer une transition en douceur :
- Communication et Formation : Informez les utilisateurs des changements à venir et fournissez des ressources de formation pour les aider à s'adapter rapidement aux nouveaux outils et fonctionnalités de Google Workspace.
- Migration des Données : Planifiez et exécutez la migration des données de messagerie, des calendriers et des contacts de l'ancien système vers Google Workspace.
- Configurer les Intégrations : Identifiez et configurez les intégrations nécessaires entre Google Workspace et d'autres applications ou services utilisés par votre organisation.
- Support Technique : Assurez-vous que votre équipe de support est formée et prête à assister les utilisateurs pendant la transition vers Google Workspace.
- Collecter les Retours : Encouragez les utilisateurs à partager leurs retours et préoccupations concernant Google Workspace. Utilisez ces informations pour apporter des ajustements et améliorer l'expérience de déploiement.
Résumé
Le succès d'un déploiement de Google Workspace dépend de la planification, de l'exécution et du support fournis tout au long du processus. En gérant efficacement la distribution des emails, en communiquant avec les utilisateurs et en fournissant des ressources et un support adéquats, vous pouvez assurer une transition en douceur vers Google Workspace et tirer pleinement parti de ses avantages pour votre organisation.
