Google Vault :
Le Pilier de la Gouvernance
des Données

1. Qu'est-ce que Google Vault exactement ?

Google Vault est un outil de gouvernance de l'information et d'eDiscovery (découverte électronique) intégré aux éditions Business et Enterprise de Google Workspace. Il ne s'agit pas d'un simple espace de stockage, mais d'une tour de contrôle qui permet de conserver, rechercher, exporter et bloquer des données spécifiques pour répondre à des besoins juridiques ou réglementaires.

Il couvre l'ensemble de votre écosystème collaboratif :

• Gmail Emails et pièces jointes
• Google Drive Fichiers (Docs, Sheets, Slides, PDF, etc.)
• Google Chat Messages et historiques de conversation
• Google Meet Enregistrements et journaux
• Google Groups Archives des discussions

🆕 Les dernières évolutions

Google enrichit constamment l'outil pour couvrir l'intégralité du spectre collaboratif. Récemment, le support a été étendu à Google Calendar. Cette intégration permet désormais de soumettre les événements d'agenda aux règles de rétention et aux recherches d'eDiscovery, comblant ainsi une lacune importante dans la traçabilité des activités.

De plus, l'expérience des journaux d'audit a été unifiée. Les administrateurs peuvent désormais consulter les logs de Vault aux côtés des autres logs Workspace, offrant une visibilité centralisée et une réactivité accrue.

2. Les deux piliers de Vault : Rétention et eDiscovery

Pour bien utiliser Vault, il faut comprendre ses deux fonctions primaires :

1. La Rétention des Données (Gouvernance)

La rétention ne sert pas uniquement à "garder" des données. Elle sert aussi à définir quand les supprimer. Avec Vault, vous pouvez automatiser le cycle de vie de vos données :

• Règles de conservation "Conserver tous les emails financiers pendant 10 ans" (obligation légale)
• Règles de suppression "Supprimer automatiquement les chats après 30 jours" (hygiène numérique)

Note de l'expert :

Une bonne politique de rétention protège l'entreprise. Conserver des données inutiles au-delà de leur durée légale peut constituer un risque en cas de fuite ou de non-conformité au RGPD.

2. L'eDiscovery (Protection Juridique)

En cas de litige, d'audit interne ou d'enquête, vous devez être capable de trouver une aiguille dans une botte de foin. Les fonctionnalités d'eDiscovery permettent de :

• Recherche avancée Trouvez des documents par mots-clés, dates, expéditeurs, et plus encore
• Export sécurisé Générez des rapports conformes pour les avocats et auditeurs
• Légaux Holds Préservez automatiquement les données pertinentes lors de procédures

3. Cas d'Usage Concrets : Quand Vault Devient Essentiel

Vault n'est pas un outil "nice to have". Dans certaines situations, il devient indispensable :

4. Configuration Essentielle : Les 5 Étapes

Une configuration correcte de Vault est cruciale. Voici notre approche en 5 étapes :

5. Bonnes Pratiques et Erreurs à Éviter

6. ROI et Mesure du Succès

Vault n'est pas une dépense, c'est un investissement dans votre résilience juridique et opérationnelle.

7. L'Avenir de la Gouvernance avec Vault

Google continue d'investir massivement dans Vault. Les évolutions à venir incluent :

• IA pour l'eDiscovery Recherche sémantique et classification automatique des documents
• Analyse prédictive Identification proactive des risques de conformité
• Conformité multi-réglementaire Support natif des régulations mondiales (GDPR, CCPA, etc.)

8. Conclusion : Vault n'est pas Optionnel

Dans un monde numérique où chaque communication peut devenir une preuve, Google Vault est votre assurance contre l'incertitude juridique et réglementaire.

Chez Bourbon Digital, nous ne configurons pas seulement Vault. Nous construisons votre stratégie de gouvernance complète, de la définition des politiques à la formation des équipes, en passant par l'intégration avec vos processus métier.