Un salarié part, et des dossiers entiers disparaissent avec son compte. C'est le symptôme n°1 d'une gestion documentaire mal structurée sur Google Workspace. La solution : les Shared Drives. Voici pourquoi et comment y migrer proprement.
1. « Mon Drive » vs « Shared Drive » : la différence qui change tout
« Mon Drive » appartient à un utilisateur. Si la personne quitte l'entreprise, ses fichiers partent avec son compte. Un Shared Drive (Drive partagé) appartient à l'organisation : les documents restent, quels que soient les départs et arrivées. C'est le socle d'une gestion documentaire d'entreprise sérieuse.
2. Ce que ça règle concrètement
- Plus de fichiers perdus au départ d'un collaborateur.
- Des droits gérés par équipe, pas par personne.
- Une arborescence claire et pérenne (par projet, par service).
- Une meilleure conformité : on sait qui a accès à quoi.
3. Réussir la migration (sans tout casser)
Le piège, c'est d'improviser : déplacer des fichiers à la main casse les partages et sème la pagaille. Une migration documentaire réussie suit une méthode :
- Cartographier l'existant (qui possède quoi, quels partages).
- Définir la structure cible : quels Shared Drives, pour quelles équipes, avec quels rôles (lecteur, contributeur, gestionnaire).
- Migrer, puis reconstruire les droits en préservant l'historique. Attention : la documentation Google est nette — les autorisations héritées d'un dossier parent ne sont pas copiées, et les utilisateurs qui avaient un accès indirect peuvent le perdre (doc Google). Le recensement des accès se fait avant le déplacement, pas après.
- Accompagner les équipes sur les nouveaux réflexes.
4. Une brique de votre migration globale
La migration documentaire fait partie d'un projet plus large (mails, agendas). On l'aborde dans notre guide migrer OVH/Gandi/IONOS sans coupure et, côté Microsoft, dans migrer de Microsoft 365 / Exchange (OneDrive/SharePoint → Shared Drives).
Questions fréquentes
Quelle différence entre Mon Drive et un Shared Drive ?
« Mon Drive » appartient à un utilisateur : si la personne part, ses fichiers partent avec elle. Un Shared Drive (Drive partagé) appartient à l'organisation : les fichiers restent, quels que soient les départs. C'est le socle d'une gestion documentaire d'entreprise.
Peut-on migrer des fichiers existants vers des Shared Drives sans perdre les permissions ?
Les fichiers se déplacent, les droits se reconstruisent. La documentation Google précise que les autorisations héritées d'un dossier parent ne sont pas copiées et que les utilisateurs disposant d'un accès indirect peuvent perdre l'accès. Les droits sont donc réattribués selon une structure d'équipes définie en amont — c'est l'étape à ne pas improviser.
Sources officielles
- Google Workspace Admin Help — Transférer le contenu de votre organisation vers des Drive partagés — procédure administrateur, fichiers et dossiers impossibles à transférer, éditions compatibles
Structurez votre Drive comme il faut
On cartographie votre existant, on conçoit la structure de Shared Drives adaptée à vos équipes, et on migre en recensant les accès avant la bascule, puis en reconstruisant les droits. Devis sous 48h.
Demander mon plan de migrationDroits reconstruits • Accès recensés avant la bascule