Un salarié part, et des dossiers entiers disparaissent avec son compte. C'est le symptôme n°1 d'une gestion documentaire mal structurée sur Google Workspace. La solution : les Shared Drives. Voici pourquoi et comment y migrer proprement.
1. « Mon Drive » vs « Shared Drive » : la différence qui change tout
« Mon Drive » appartient à un utilisateur. Si la personne quitte l'entreprise, ses fichiers partent avec son compte. Un Shared Drive (Drive partagé) appartient à l'organisation : les documents restent, quels que soient les départs et arrivées. C'est le socle d'une gestion documentaire d'entreprise sérieuse.
2. Ce que ça règle concrètement
- Plus de fichiers perdus au départ d'un collaborateur.
- Des droits gérés par équipe, pas par personne.
- Une arborescence claire et pérenne (par projet, par service).
- Une meilleure conformité : on sait qui a accès à quoi.
3. Réussir la migration (sans tout casser)
Le piège, c'est d'improviser : déplacer des fichiers à la main casse les partages et sème la pagaille. Une migration documentaire réussie suit une méthode :
- Cartographier l'existant (qui possède quoi, quels partages).
- Définir la structure cible : quels Shared Drives, pour quelles équipes, avec quels rôles (lecteur, contributeur, gestionnaire).
- Migrer avec reprise des permissions, en préservant l'historique.
- Accompagner les équipes sur les nouveaux réflexes.
4. Une brique de votre migration globale
La migration documentaire fait partie d'un projet plus large (mails, agendas). On l'aborde dans notre guide migrer OVH/Gandi/IONOS sans coupure et, côté Microsoft, dans migrer de Microsoft 365 / Exchange (OneDrive/SharePoint → Shared Drives).
Structurez votre Drive comme il faut
On cartographie votre existant, on conçoit la structure de Shared Drives adaptée à vos équipes, et on migre avec reprise des permissions. Devis sous 48h.
Demander mon plan de migrationReprise des permissions • Zéro fichier perdu