Google Workspace (anciennement G Suite) est la suite de collaboration et de productivité de Google conçue pour répondre aux besoins des équipes dispersées géographiquement, en télétravail et sur le terrain. Simple et économique pour l’entreprise, cette solution s’inscrit dans l’économie durable et circulaire.
Qu’est-ce que Google Workspace ?
Google Workspace est une suite de productivité qui fournit des applications pour les entreprises pratiquant le travail en collaboration. Son objectif est d’augmenter la productivité dans le cadre du télétravail en optimisant la communication en temps réel. Pour une meilleure expérience de navigation depuis un ordinateur de bureau ou des appareils mobiles, Google recommande d’utiliser un navigateur compatible et à jour.
Au-delà du partage de documents, toutes les fonctionnalités de l’ancien G Suite sont disponibles (Drive, Docs, Agenda, Meet, Chat, Slides, Sheets, Gmail et Admin) et interagissent entre elles. La sécurité du navigateur, des outils collaboratifs et des applications est renforcée par rapport à l’ancienne suite. Les applications évoluent constamment en technicité et en fonctionnalités, offrant des nouveautés telles que l’écriture assistée et la possibilité d’afficher des sous-titres en temps réel dans une visioconférence.
Notre époque multiplie les échanges par différents moyens de communication. Le travail à distance s’impose désormais dans la plupart des entreprises du monde.
Les avantages de Google Workspace
Google Workspace, en améliorant la G Suite, présente de nombreux avantages. En s’appuyant sur le modèle SaaS, il offre des avantages significatifs en termes de gestion. En effet, les logiciels et licences qui étaient auparavant comptabilisés en immobilisations se transforment en charges de services, simplifiant ainsi les processus d’achat et de mise à jour.
L’intérêt majeur de Google Workspace réside dans l’impact de l’intégration du travail collaboratif à distance dans une démarche durable et sécurisée. En pratique, il permet d’économiser les ressources énergétiques disponibles (moins de flux) et de produire en réduisant les nuisances (moins d’émission de carbone). Le concept s’inscrit véritablement dans l’économie circulaire en économisant et optimisant les matériels (principalement les matériels de stockage et les imprimantes).
Des solutions flexibles pour travailler en toute sécurité, en tous lieux
La collaboration en temps réel est essentielle pour l’entreprise. Dans le cadre du télétravail et du travail à distance, la communication et le partage de documents doivent être parfaitement sécurisés. Google Workspace permet à l’entreprise de choisir son niveau de sécurisation et de contrôler la configuration du système. Un tableau de bord unique lui permet de modifier ou simplifier les modes d’accès aux applications, de protéger les ressources et d’exercer un contrôle opérationnel. Des applications dédiées « zéro confiance » renforcent les précautions de sécurité.
Cloud Identity propose plusieurs modes d’authentification, unique ou multifactorielle. BeyondCorp contrôle l’accès au niveau individuel et sécurise l’accès aux données à partir de tous les lieux, même non approuvés, sans passer par un VPN.
Des outils utiles pour maximiser votre temps
Google Workspace permet à l’entreprise de bénéficier directement des outils performants, conçus et mis en œuvre par Google pour traiter ses données. D’une part, Smart Canvas allège et facilite le partage d’applications de collaboration. De nombreux outils, d’une grande facilité d’utilisation, alimentés par l’intelligence artificielle (IA) permettent d’enrichir simplement ces mêmes applications. Il devient possible d’ajouter des fonctionnalités de service telles que la traduction de texte, l’analyse du sens ou la création d’insights (images, textes ou liens) dans les vidéos.
De même, l’écriture assistée par l’IA convertit la voix en temps réel et la transcrit avec précision. Ces outils alimentés par l’IA, pratiques et simples d’utilisation, sont conçus pour faciliter les interactions et permettre aux utilisateurs de se concentrer sur leur cœur de métier. Parallèlement, ils offrent la possibilité de recourir à des ressources techniques et d’analyses particulièrement performantes.
Google Workspace : le cloud le plus vert de tout le secteur
Le cloud, et plus particulièrement ses diffusions et exploitations à grande échelle, constitue une avancée utile dans le sens du développement durable. Il permet de réduire considérablement le nombre d’échanges d’un document à partager (par exemple en pièce jointe) en stockant un seul exemplaire, en une seule fois, en un seul lieu facilement accessible par tous. Google fonctionne actuellement en neutralité carbone et espère atteindre un fonctionnement en énergie décarbonée totale pour tous ses centres de données d’ici 2030. À l’heure actuelle, 90 % de ses déchets sont valorisés (non enfouis).
Comment installer Google Workspace ?
Pour l’installation et la prise en main, Google Workspace met à disposition un guide pour les nouveaux utilisateurs. Il est également possible de contacter notre agence pour un service complet ou à la carte de mise en œuvre, d’assistance et de formation. Notre agence Google Workspace est dédiée à l’accompagnement des migrations et de la mise en place de la totalité d’une stratégie Google Workspace.
Il est bien sûr possible de commencer à découvrir Google Workspace à partir des sites internet. Cependant, pour prendre en main Admin (la console d’administration), il est conseillé de bénéficier d’un accompagnement afin de gagner du temps vers une parfaite maîtrise. Workspace n’est pas très compliqué à prendre en main, mais Admin propose de nombreuses fonctionnalités dont il serait dommage de ne pas profiter.
La console d’administration facilite la gestion des matériels (de bureau et mobiles), du nombre d’utilisateurs et la configuration des données d’identification et de sécurité (Cloud Identity). Google Workspace est simpleet pratique. Notre agence, Bourbon Digital, peut vous aider à prendre en main l’ensemble des fonctionnalités rapidement et sans interruption de travail, tout en respectant les principes du développement durable.
Intégration avec d’autres applications et services
Google Workspace s’intègre facilement avec de nombreuses autres applications et services, permettant aux entreprises d’adapter et d’optimiser leurs processus de travail. Parmi les intégrations les plus populaires figurent les services de gestion de projets, les CRM, les outils de marketing, les logiciels de gestion des ressources humaines et bien d’autres encore. Ces intégrations permettent aux entreprises de centraliser leurs outils et d’améliorer l’efficacité et la productivité de leurs équipes.
Conclusion
Google Workspace est une solution puissante et flexible pour les entreprises cherchant à optimiser leur travail collaboratif et à distance. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, ses outils alimentés par l’intelligence artificielle et son engagement en matière de développement durable, Google Workspace est un choix judicieux pour les entreprises souhaitant améliorer leur productivité et réduire leur empreinte écologique. En faisant appel à notre agence Bourbon Digital, vous bénéficierez d’un accompagnement personnalisé pour la mise en place et l’optimisation de votre stratégie Google Workspace, garantissant ainsi une transition en douceur et une utilisation optimale de cette suite de productivité.
