Qu’est-ce que Google Workspace ?
Google Workspace, (précédemment G Suite) est une suite de productivité. Elle fournit des applications pour les entreprises pratiquant le travail en collaboration. Son objectif est d’augmenter la productivité dans le cadre du télétravail en optimisant la communication en temps réel.
Pour les meilleures conditions de navigation à partir d’un ordinateur de bureau ou d’appareils mobiles, Google conseille d’utiliser un navigateur compatible et à jour. Au-delà du partage de documents, toutes les fonctionnalités de l’ancien G Suite sont disponibles (Drive, Docs, Agenda, Meet, Chat, Slides, Sheets, Gmail et Admin) et interagissent entre elles. La sécurité du navigateur, des outils collaboratifs et des applications est plus poussée qu’avec la Suite.
À noter qu’au fil du temps, ces applications gagnent en technicité et fonctionnalités, nous avons la possibilité de suivre les nouveautés à venir. Par exemple, l’on dispose désormais de l’écriture assistée et de la possibilité d’afficher des sous-titres en temps réel dans une visioconférence.
Notre époque multiplie les échanges par différents moyens de communication. Le travail à distance va s’imposer désormais dans la plupart des entreprises dans le monde.
Les avantages de Workspace
Workspace, ayant amélioré la G Suite, présente un intérêt certain. On notera entre parenthèses qu’en s’appuyant sur le SaaS, il induit quelques avantages non négligeables de gestion.
En effet, en comptabilité, le logiciel et la licence qui s’inscrivent en immobilisations se transforment en charge (de services) et qu’il n’est plus guère question d’achats et de mises à jour vers de nouvelles versions. Dans le pire des cas, l’actualisation est simplifiée, dans le meilleur elle disparaît au profit d’un allègement des coûts de R&D.
Mais l’intérêt majeur de Google Workspace est l’impact de l’inscription du travail collaboratif à distance dans une optique vertueuse de développement durable et de sécurité. En pratique, il permet d’économiser les ressources énergétiques disponibles (moins de flux) et de produire en réduisant les nuisances (moins d’émission de carbone). Le concept s’inscrit véritablement dans l’économie circulaire en économisant et optimisant les matériels (ici, principalement les matériels de stockage et imprimantes).
Des solutions flexibles pour travailler en toute sécurité, en tous lieux
La collaboration en temps réel est essentielle pour l’entreprise. Dans le cadre du télétravail et du travail à distance, la communication et le partage de documents doivent être parfaitement sécurisés. Google Workspace permet à l’entreprise de choisir son niveau de sécurisation et de contrôler la configuration du système.
Un tableau de bord unique lui permet de modifier ou simplifier les modes d’accès aux applications, de protéger les ressources et d’exercer un contrôle opérationnel. Des applications dédiées » zéro confiance » viennent renforcer les précautions de sécurité.
Cloud Identity propose plusieurs modes d’authentification, unique ou multifactorielle. BeyondCorp contrôle ll’accès au niveau individuel et sécurise l’accès aux données à partir de tous lieux, même non approuvés, sans passer par un VPN.
Des outils utiles vous permettent de maximiser votre temps
Workspace permet à l’entreprise de bénéficier directement des outils performants, conçus et mis en œuvre par Google pour traiter ses données. D’une part, Smart Canvas allège et facilite le partage d’applications de collaboration.
De nombreux outils, d’une grande facilité d’utilisation, alimentés par l’intelligence artificielle (IA) permettent d’enrichir simplement ces mêmes applications. Il devient possible d’ajouter des fonctionnalités de service comme la traduction de texte et l’analyse du sens, ou la création d’insights (images, textes ou liens) dans les vidéos.
De même, l’écriture assistée par l’IA convertit la voix quasi en temps réel et la transcrit précisément.
Outils alimentés par l’IA, pratiques et simples d’utilisation, ils sont pensés pour faciliter les interactions et permettre à l’usager de se concentrer sur son cœur de métier. Parallèlement, ils lui donnent la possibilité de recourir à des ressources techniques et d’analyses particulièrement performantes.
Une conception innovante, centrée sur l’humain
Google Workspace fournit un cadre de travail pour répondre aux besoins du collaborateur en situation de travail collaboratif à distance. Ces besoins sont spécifiques, alliant la simple nécessité de facilité d’utilisation de son ordinateur portable et des applications, de convivialité, d’expérience immersive de la proximité et du temps réel, notamment en télétravail.
Les outils sont intuitifs et inclusifs, par exemple avec la transcription de la voix ou les sous-titres dans une visioconférence, ce qui permet aux personnes, en tant qu’individus, de rester connectées. La prise en main et l’usage de Workspace sont simples et très documentés.
L’expérience permet rapidement de se consacrer entièrement au cœur de l’activité et facilite l’engagement vers des tâches ou des projets plus complexes.
Outils alimentés par l’IA, pratiques et simples d’utilisation, ils sont pensés pour faciliter les interactions et permettre à l’usager de se concentrer sur son cœur de métier. Parallèlement, ils lui donnent la possibilité de recourir à des ressources techniques et d’analyses particulièrement performantes.
Workspace : le cloud le plus vert de tout le secteur
Le cloud, ou plutôt ses plus larges diffusions et exploitations, fut donc une avancée utile, dans le sens du développement durable. Il permet de réduire notablement le nombre d’échanges d’un document à partager (par exemple en pièce jointe) en stockant un seul exemplaire, en une seule fois, en un seul lieu facilement accessible par tous.
Google fonctionne actuellement en neutralité carbone et espère atteindre un fonctionnement en énergie décarbonée totale pour tous ses centres de données dès 2030. Actuellement, 90 % de ses déchets sont valorisés (non enfouis).
Comment installer Google Workspace ?
Pour l’installation et la prise en main, Google Workspace met à disposition un guide pour les nouveaux utilisateurs. Il est bien sûr possible de contacter notre agence pour un service complet ou à la carte de mise en œuvre, d’assistance et de formation.
Notre agence Google Workspace partenaire à Digicloud Africa est dédiée à l’accompagnement des migrations et de la mise en place de la totalité d’une stratégie Workspace.
Il est bien sûr possible de commencer à le découvrir à partir des sites internet. Cependant, pour prendre en main Admin (la console d’administration), il convient sans doute d’être accompagné pour gagner du temps vers la parfaite maîtrise. Workspace n’est pas très compliqué à prendre en main, mais Admin propose de nombreuses fonctionnalités dont il serait dommage de ne pas se saisir.
La console d’administration propose et facilite à la fois la gestion des matériels (de bureau et mobiles), du nombre d’utilisateurs et la configuration des données d’identification et de sécurité (cloud Identity). Google Workspace est simple et pratique, Bourbon Digital peut vous aider à une prise en main complète, rapide, sans interruption de travail et en accord avec un développement durable.
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Pourquoi utiliser Google Workspace
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