Les chefs de projet techniques doivent savoir comment les messages atteignent la boîte de réception de chaque utilisateur au cours de chaque phase de déploiement. Cela inclut de savoir où pointent les enregistrements MX (mail exchanger) et quand les modifier. Cela inclut également la possibilité de schématiser le flux de messagerie de la plate-forme actuelle vers Google Workspace pour chaque phase du déploiement.

Scénarios courants lors d’un déploiement Google Workspace

Lors d’un déploiement Google Workspace, une organisation rencontre généralement les scénarios suivants:

1. Au début du déploiement, le courrier est d’abord livré à la plate-forme héritée. L’ancien serveur de messagerie transfère les messages à Google pour les utilisateurs qui ont migré vers Google Workspace.
2. Plus tard, tout le courrier est remis à Google. Les utilisateurs de Google Workspace reçoivent des e-mails dans Gmail.
3. Les serveurs de messagerie de Google redirigent les messages vers l’ancien système pour tout utilisateur qui n’a pas encore migré vers Gmail.
4. Après le déploiement, tous les utilisateurs utilisent exclusivement Gmail, mais les messages d’utilisateurs inconnus sont acheminés vers une boîte aux lettres spéciale ou vers un serveur externe.

Discussion sur la stratégie de déploiement

Types de distribution de courrier lors du déploiement

Comment fonctionnera la distribution des e-mails lors de la transition vers Google Workspace ?Commençons par décrire les types de distribution de courrier que nous utiliserons lors du déploiement.

1. Le premier est la livraison directe (Direct Delivery). Ici, les messages électroniques sont livrés directement à la plate-forme de messagerie de l’utilisateur. Il peut s’agir de l’ancienne plate-forme existante ou de Google Workspace.
2. Le deuxième type est la double distribution (Dual Delivery) où les messages entrants sont d’abord livrés à la plate-forme héritée, puis des copies des messages sont transmises par la plate-forme héritée à la boîte de réception Gmail de l’utilisateur.
3. Et la troisième option est la distribution fractionnée (Split Delivery). Les messages entrants sont transmis à Google Workspace, puis acheminés vers une boîte de réception Gmail ou une boîte de réception de plate-forme héritée en fonction de l’utilisateur.

Et nous devrons également considérer ce qu’on appelle un flux intra-domaine.

Les scénarios de distribution d’e-mails lors du déploiement de Google Workspace

Pendant le déploiement de Google Workspace, votre organisation rencontrera généralement trois scénarios de distribution d’e-mails :

1. Phase initiale : Au début du déploiement, les e-mails sont d’abord livrés à la plateforme héritée. L’ancien serveur de messagerie transfère les messages vers Google Workspace pour les utilisateurs qui ont migré.
2. Phase intermédiaire : À ce stade, tous les e-mails sont remis à Google Workspace. Les utilisateurs de Google Workspace reçoivent des e-mails dans Gmail, tandis que les serveurs de messagerie de Google redirigent les messages vers l’ancien système pour les utilisateurs qui n’ont pas encore migré.
3. Phase finale : Après le déploiement, tous les utilisateurs utilisent exclusivement Gmail. Les messages d’utilisateurs inconnus sont acheminés vers une boîte aux lettres spéciale ou vers un serveur externe.

Stratégie de déploiement pour acheminer le courrier de la plateforme existante vers Google Workspace

Maintenant que vous comprenez les différentes phases de distribution d’e-mails pendant le déploiement de Google Workspace, il est essentiel de mettre en place une stratégie de déploiement pour assurer une transition en douceur. Voici les étapes clés à suivre :

1. Évaluer la situation actuelle : Examinez l’infrastructure de messagerie existante et déterminez les configurations d’enregistrement MX et les règles de transfert nécessaires pour acheminer les e-mails vers Google Workspace.
2. Planifier le déploiement : Déterminez les phases appropriées de déploiement pour votre organisation, en tenant compte des besoins des utilisateurs et des contraintes de temps.
3. Configurer les enregistrements MX : Mettez à jour les enregistrements MX pour pointer vers Google Workspace aux moments appropriés pendant le déploiement.
4. Configurer les règles de transfert : Créez des règles de transfert pour les utilisateurs qui migrent vers Google Workspace afin d’assurer la livraison des e-mails intra-domaine.
5. Surveiller et ajuster : Surveillez la distribution d’e-mails tout au long du déploiement et ajustez les configurations au besoin pour assurer une transition en douceur.

En suivant ces étapes, vous pouvez assurer une distribution d’e-mails efficace et sans interruption lors du déploiement de Google Workspace dans votre organisation.

Conclusion

La distribution des e-mails lors d’un déploiement Google Workspace est un élément crucial pour garantir une transition réussie pour votre organisation. En comprenant les différents scénarios de distribution d’e-mails et en mettant en place une stratégie de déploiement adaptée, vous pouvez minimiser les perturbations pour les utilisateurs et assurer une expérience de messagerie fluide tout au long du processus.

Conseils supplémentaires pour réussir le déploiement de Google Workspace

Outre la gestion de la distribution d’e-mails lors du déploiement de Google Workspace, voici quelques conseils supplémentaires pour assurer une transition en douceur :

1. Communication et formation : Informez les utilisateurs du changement à venir et fournissez des ressources de formation pour les aider à s’adapter rapidement aux nouveaux outils et fonctionnalités de Google Workspace.
2. Migrer les données : Planifiez et exécutez la migration des données de messagerie, des calendriers et des contacts de l’ancien système vers Google Workspace. Ceci est essentiel pour assurer la continuité des activités et la productivité des utilisateurs.
3. Configurer les intégrations : Identifiez et configurez les intégrations nécessaires entre Google Workspace et d’autres applications ou services utilisés par votre organisation.
4. Support technique : Assurez-vous que votre équipe d’assistance est formée et prête à aider les utilisateurs lors de la transition vers Google Workspace. Un support technique efficace peut réduire les frustrations des utilisateurs et accélérer l’adoption des nouveaux outils.
5. Recueillir les commentaires : Encouragez les utilisateurs à partager leurs commentaires et leurs préoccupations concernant Google Workspace. Utilisez ces informations pour apporter des ajustements et améliorer l’expérience de déploiement.

En résumé

La réussite d’un déploiement Google Workspace dépend de la planification, de l’exécution et du soutien fourni tout au long du processus. En gérant efficacement la distribution des e-mails, en communiquant avec les utilisateurs et en fournissant des ressources et un soutien adéquats, vous pouvez assurer une transition en douceur vers Google Workspace et tirer pleinement parti de ses avantages pour votre organisation.