Distribution des e-mails lors d’un déploiement Google Workspace

Mise à jour le 15/09/2022 | Publié le 14/04/2022 | Google Workspace

Transcription textuelle

Les chefs de projet techniques doivent savoir comment les messages atteignent la boîte de réception de chaque utilisateur au cours de chaque phase de déploiement.

Cela inclut de savoir où pointent les enregistrements MX (mail exchanger) et quand les modifier.

Cela inclut également la possibilité de schématiser le flux de messagerie de la plate-forme actuelle vers Google Workspace pour chaque phase du déploiement.

Lors d’un déploiement Google Workspace, une organisation rencontre généralement les scénarios suivants.

Au début du déploiement, le courrier est d’abord livré à la plate-forme héritée. L’ancien serveur de messagerie transfère les messages à Google pour les utilisateurs qui ont migré vers Google Workspace.

Plus tard, tout le courrier est remis à Google. Les utilisateurs de Google Workspace reçoivent des e-mails dans Gmail.

Les serveurs de messagerie de Google redirigent les messages vers l’ancien système pour tout utilisateur qui n’a pas encore migré vers Gmail.

Après le déploiement, tous les utilisateurs utilisent exclusivement Gmail, mais les messages d’utilisateurs inconnus sont acheminés vers une boîte aux lettres spéciale ou vers un serveur externe.

Retrouvons Marcus pour discuter d’une stratégie de déploiement pour acheminer le courrier de la plate-forme existante de symbol vers Google Workspace.

Bonjour Kailyn, pouvez-vous me dire comment fonctionnera la distribution des e-mails lors de la transition vers Google Workspace ?

Je serais heureux d’aider Marcus.
Permettez-moi de commencer par décrire les types de distribution de courrier que nous utiliserons lors du déploiement.

Le premier est la livraison directe (Direct Delivery). Ici, les messages électroniques sont livrés directement à la plate-forme de messagerie de l’utilisateur. Il peut s’agir de l’ancienne plate-forme existante ou de Google Workspace.

Le deuxième type est la double distribution (Dual Delivery) où les messages entrants sont d’abord livrés à la plate-forme héritée, puis des copies des messages sont transmises par la plate-forme héritée à la boîte de réception Gmail de l’utilisateur.

Veuillez noter qu’il est également possible de configurer la double distribution lorsque Gmail est le serveur principal, mais pour nos besoins, nous supposerons que les messages sont d’abord distribués à l’ancienne plate-forme.

Et la troisième option est la distribution fractionnée (Split Delivery). Les messages entrants sont transmis à Google Workspace, puis acheminés vers une boîte de réception Gmail ou une boîte de réception de plate-forme héritée en fonction de l’utilisateur.

Et nous devrons également considérer ce qu’on appelle un flux intra-domaine.

Qu’est-ce que c’est?

Ainsi, le comportement des serveurs on premise, par exemple Microsoft Exchange, est appelé flux intra-domaine.

C’est là que les messages sont échangés entre les utilisateurs du même domaine.

Bien que ces messages ne quittent jamais le réseau interne, les messages envoyés par des utilisateurs qui se trouvent sur une ancienne plate-forme à des utilisateurs qui ont migré vers Google Workspace peuvent être conservés sur l’ancienne plate-forme et ne pas atteindre les boîtes de réception Gmail du destinataire prévu.

Cela peut être évité en créant une règle de transfert pour chaque utilisateur qui a migré vers Google Workspace.

Cela signifie que ces messages intradomaine sont transférés vers un alias de domaine ou un domaine fantôme comme apps.symbol.com dans Google Workspace.

Donc, pour s’assurer que Yuki reçoit ses e-mails, les e-mails pour yuki symbol.com seront transférés à yuki apps.symbol.com.

Les enregistrements MX du domaine miroir sont configurés pour pointer vers Google Workspace.

OK, j’ai compris. Maintenant, il serait également utile que vous puissiez m’en dire un peu plus sur le fonctionnement de chaque type de distribution de courrier.

Bien sûr, Marcus, nous allons commencer par la livraison directe.
Les enregistrements MX de pré-déploiement pointent vers la plate-forme de messagerie existante. C’est là que tous les utilisateurs reçoivent leur courrier via la phase mondiale Go Live. Les enregistrements MX devront être remplacés par Google Workspace.

C’est là que tous les utilisateurs migreront pour recevoir leur courrier. Ce sont deux exemples de livraison directe; ils décrivent les états avant et après le déploiement de Google Workspace.

Hormis le basculement des enregistrements MX dans la console du registrar DNS, aucune configuration spécifique n’est nécessaire.

Examinons maintenant la double distribution (Dual Delivery). Si les enregistrements de symboles MX pointent vers le serveur de messagerie hérité, tous les messages y sont distribués en premier.

Lors de la migration de chaque utilisateur vers Google Workspace, nous devrons configurer une règle de transfert de l’ancienne plate-forme vers son compte Google Workspace à l’aide d’un alias de domaine dont les enregistrements MX pointent vers Google Workspace.

Par exemple, le courrier d’Abdul est transféré vers Google Workspace alors que melis ne l’est pas.
La double distribution est-elle difficile à configurer ?

C’est un processus assez simple, laissez-moi vous expliquer ce qui doit être fait.

Première étape, vous devez configurer un alias de domaine. La double distribution sera utilisée pendant la phase Core IT pour transférer les messages de notre système de messagerie existant aux utilisateurs de Google Workspace sur apps.simple.com.

Cela sera également nécessaire dans la phase Early Adopters lorsque nous déplacerons ce groupe d’utilisateurs vers Google Workspace.

Nous commençons par ajouter l’alias de domaine apps.symbol.com à partir de la page des domaines dans la console d’administration.

Après cela, nous devons le vérifier à l’aide de l’enregistrement TXT créé par Google Workspace.

Et comme mentionné précédemment, nous devrons nous connecter à la console de notre registraire DNS et ajouter le nouvel enregistrement et également nous assurer que les enregistrements MX pour l’alias pointent vers les serveurs Google.

La deuxième étape consiste à configurer une passerelle de messagerie entrante.

Au fur et à mesure que nous déployons plus d’utilisateurs, nous voulons nous assurer que les e-mails sont correctement transférés depuis notre serveur de messagerie actuel et ne sont pas classés par Google comme spam.

Pour ce faire, nous allons configurer le paramètre de passerelle entrante dans Google Workspace avec l’adresse IP de notre serveur de messagerie existant.

Et puis la dernière étape consiste à créer des règles de transfert.

Pour chaque utilisateur qui passe à Google Workspace pendant les phases Core IT et Early Adopter, nous devrons ajouter une règle de transfert qui envoie tous les messages reçus dans leur boîte de réception actuelle vers leur boîte aux lettres Google Workspace.

Au cours de la phase Core IT, lorsque nos enregistrements MX pointent vers notre serveur de messagerie existant, le courrier y est d’abord acheminé, puis transféré vers Google Workspace.

Au stade Early Adopter, nous transférerons nos enregistrements MX vers Google. Mais nous devons conserver les règles de transfert afin que nos utilisateurs Google Workspace puissent continuer à recevoir du courrier intra-domaine.

Ça a du sens. Merci pour l’explication.

Super, regardons la livraison fractionnée.
La livraison fractionnée est configurée pendant la phase Early Adopters. C’est à ce moment que les enregistrements MX ont été modifiés pour pointer vers Google Workspace, de sorte que tous les e-mails commencent à être acheminés vers Google Workspace.

Cela signifie que les utilisateurs qui sont passés à Google Workspace recevront leurs messages directement dans leur boîte de réception Gmail.

Pour les utilisateurs qui n’ont pas encore changé d’adresse, Google Workspace réachemine leurs messages vers le serveur de messagerie existant.

Voyons comment configurer la livraison fractionnée (split delivery).

La livraison fractionnée est configurée pendant la phase Early Adopters. C’est à ce moment que les enregistrements MX ont été modifiés pour pointer vers Google Workspace, de sorte que tous les e-mails commencent à être acheminés vers Google Workspace.

Cela signifie que les utilisateurs qui sont passés à Google Workspace recevront leurs messages directement dans leur boîte de réception Gmail.

Pour les utilisateurs qui n’ont pas encore changé d’adresse, Google Workspace réachemine leurs messages vers le serveur de messagerie existant.
Voyons comment configurer la livraison fractionnée.

À l’étape 1, nous créons une unité organisationnelle ou une unité d’organisation pour tous les utilisateurs de messagerie hérités.
Dans la console d’administration, nous devons ajouter une nouvelle unité d’organisation appelée utilisateurs hérités.
Il est important que nous nous assurons que les utilisateurs restants de la plate-forme héritée qui sont des utilisateurs mondiaux de la phase Go Live se trouvent dans cette unité d’organisation.

Nous pouvons utiliser Google Cloud Directory Sync pour ajouter les utilisateurs globaux Go Live dans l’unité d’organisation des utilisateurs hérités en mappant un attribut d’annuaire actif personnalisé à l’unité d’organisation dans Google Workspace.

La deuxième étape consiste à créer une stratégie de routage d’unité d’organisation pour l’unité d’organisation des utilisateurs hérités.
Pour ce faire, ajoutez un paramètre de routage ou une route pour l’ancien service de messagerie à la console Google Workspace.

Cette route contient l’adresse IP ou le nom d’hôte de notre serveur de messagerie existant. Une fois la route définie, nous appliquons la route à l’unité d’organisation de l’utilisateur hérité.
Cela garantit que tous les e-mails adressés aux utilisateurs qui n’ont pas encore migré vers Google Workspace sont envoyés à l’ancienne plate-forme de messagerie pour livraison.

La troisième et dernière étape consiste à configurer la stratégie de routage par défaut sur la plate-forme héritée.
Cela redirigera les messages vers l’ancienne plate-forme de messagerie pour tout groupe d’utilisateurs ou alias qui n’a pas encore migré vers Google Workspace.

Bien qu’il ne soit pas absolument nécessaire de configurer la politique de routage par défaut pour implémenter une architecture de distribution fractionnée. Il est recommandé de s’assurer qu’aucun message n’est perdu.

Par exemple, cela constitue une bonne sauvegarde au cas où nous ne parviendrions pas à provisionner correctement tout le monde dans Google Workspace.

C’est vraiment utile et mieux comprendre ces points me donne l’assurance que nous n’aurons aucun problème à acheminer le courrier pendant le déploiement, merci.

Publié par Bourbon Digital

Bourbon Digital est une agence web, basée à la Réunion, partenaire Google Cloud en France, France d'Outre-Mer et en Afrique francophone. Offreur de solutions professionnelles, conseils, accompagnement de projets web des plus simples aux plus complexes.

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