Lors d'un déploiement de Google Workspace, il est crucial de comprendre comment les messages atteignent la boîte de réception de chaque utilisateur à chaque phase du déploiement. Les chefs de projet techniques doivent savoir où pointent les enregistrements MX et quand les modifier. Voici un guide pour vous aider à planifier et exécuter cette transition en douceur.
Scénarios Communs Lors d'un Déploiement de Google Workspace
Une organisation rencontre généralement les scénarios suivants lors d'un déploiement de Google Workspace :
Phase Initiale
- Courrier initialement livré à la plateforme héritée : Les emails sont d'abord envoyés à l'ancien serveur de messagerie, qui transfère les messages à Google Workspace pour les utilisateurs migrés. Cela est souvent nécessaire pour maintenir le flux des emails pendant la période de transition, tandis que les utilisateurs sont migrés par lots.
Phase Intermédiaire
- Courrier livré à Google Workspace : Tous les emails sont livrés directement à Google Workspace. Les utilisateurs reçoivent leurs emails dans Gmail. Les serveurs Google redirigent les messages vers l'ancien système pour les utilisateurs non migrés. Cela permet une transition progressive, avec certains utilisateurs déjà utilisant Gmail tandis que d'autres sont encore sur la plateforme héritée.
Phase Finale
- Tous les utilisateurs utilisent exclusivement Gmail : Tous les utilisateurs utilisent maintenant Gmail. Les messages pour les utilisateurs inconnus sont acheminés vers une boîte aux lettres spéciale ou un serveur externe. Cela marque l'achèvement de la migration, avec tous les utilisateurs et le trafic de messagerie entièrement transférés vers Google Workspace.
Types de Livraison de Courrier Pendant le Déploiement
- Livraison Directe : Les messages sont livrés directement à la plateforme de messagerie de l'utilisateur, soit la plateforme héritée soit Google Workspace. C'est la méthode de livraison la plus simple, mais elle peut ne pas convenir à tous les scénarios de déploiement.
- Livraison Double : Les messages entrants sont d'abord livrés à la plateforme héritée, puis des copies sont transférées dans la boîte de réception Gmail de l'utilisateur. Cela garantit que les utilisateurs reçoivent les emails dans les deux systèmes pendant la période de transition, mais cela peut entraîner des messages en double.
- Livraison Fractionnée : Les messages entrants sont acheminés vers Google Workspace, puis livrés soit à une boîte de réception Gmail soit à une boîte de réception héritée selon l'utilisateur. Cela permet une migration plus contrôlée et progressive, avec des emails dirigés vers la plateforme appropriée en fonction du statut de migration de l'utilisateur.
Stratégie de Déploiement pour le Routage du Courrier
- Évaluer la Situation Actuelle : Examinez l'infrastructure de messagerie existante, y compris les enregistrements MX et les règles de transfert. Cela vous aidera à comprendre le flux de courrier actuel et à identifier les problèmes potentiels à résoudre.
- Planifier le Déploiement : Déterminez les phases de déploiement appropriées en fonction des besoins des utilisateurs et des contraintes de temps. Considérez des facteurs tels que le nombre d'utilisateurs, la complexité de l'environnement de messagerie et le calendrier souhaité pour la migration.
- Configurer les Enregistrements MX : Mettez à jour les enregistrements MX pour pointer vers Google Workspace aux moments appropriés pendant le déploiement. C'est une étape cruciale qui garantit que les emails sont acheminés vers la bonne destination.
- Mettre en Place les Règles de Transfert : Créez des règles de transfert pour les utilisateurs migrés afin d'assurer la livraison des emails intra-domaine. Cela est important pour maintenir la communication interne pendant la transition.
- Surveiller et Ajuster : Surveillez la livraison des emails et ajustez les configurations au besoin pour une transition en douceur. Cela peut impliquer de résoudre les problèmes qui surviennent et de peaufiner le flux de courrier pour optimiser les performances.
Conseils Supplémentaires pour un Déploiement Réussi
- Communication et Formation : Informez les utilisateurs des changements à venir et fournissez des ressources de formation pour les aider à s'adapter rapidement aux nouveaux outils Google Workspace. Cela minimisera les perturbations et garantira une expérience utilisateur positive.
- Migrer les Données : Planifiez et exécutez la migration des emails, des calendriers et des contacts de l'ancien système vers Google Workspace. Cela est essentiel pour préserver les données des utilisateurs et assurer une transition sans heurts.
- Configurer les Intégrations : Identifiez et configurez les intégrations nécessaires entre Google Workspace et d'autres applications utilisées par votre organisation. Cela aidera à maintenir la continuité des activités et à garantir que les utilisateurs puissent continuer à travailler efficacement.
- Support Technique : Assurez-vous que votre équipe de support est formée et prête à assister les utilisateurs pendant la transition. Cela aidera à résoudre les problèmes techniques qui peuvent survenir et à fournir aux utilisateurs le support dont ils ont besoin.
- Collecter les Retours : Encouragez les utilisateurs à partager leurs retours pour apporter des ajustements et améliorer l'expérience de déploiement. Cela vous aidera à identifier les domaines à améliorer et à garantir que la transition répond aux besoins de votre organisation.
Résumé
La distribution des emails pendant un déploiement de Google Workspace est essentielle pour une transition réussie. En comprenant les différents scénarios et en mettant en œuvre une stratégie appropriée, vous pouvez minimiser les perturbations et assurer une expérience de messagerie fluide.
