Comment utiliser les Drive partagés

Mise à jour le 09/05/2023 | Publié le 11/04/2023 | Tutoriels et guides pratiques

Google Drive partagé, auparavant connu sous le nom de Google Team Drive, est un outil précieux pour les entreprises de toutes tailles qui cherchent à améliorer la collaboration, la gestion des fichiers et la productivité. Dans cet article, nous vous expliquons comment tirer parti de cette solution en explorant ses fonctionnalités clés et en vous donnant des conseils pour optimiser son utilisation au sein de votre entreprise.

Qu’est-ce que Google Drive partagé ?

Google Drive partagé est une fonctionnalité de Google Workspace (anciennement G Suite) qui permet aux entreprises de stocker, partager et collaborer sur des fichiers en toute sécurité. Contrairement à Google Drive, où les fichiers sont généralement propriété d’un seul utilisateur, les fichiers stockés sur un Drive partagé appartiennent à l’équipe ou à l’organisation et sont accessibles par tous les membres autorisés.

Créer un Drive partagé

Avant de pouvoir utiliser Drive partagé, vous devez d’abord en créer un. Voici comment :

  1. Ouvrez Google Drive et cliquez sur « Drive partagés » dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Drives partagé » pour créer un nouveau Drive partagé.
  3. Attribuez un nom à votre Shared Drive et cliquez sur « Créer ».

Vous avez maintenant un Drive partagé prêt à être utilisé par votre équipe.

Ajouter des membres et définir des autorisations

Pour que votre équipe puisse accéder au Drive partagé, vous devez ajouter des membres et définir leurs autorisations. Suivez ces étapes :

  1. Cliquez sur votre Drive partagé nouvellement créé pour l’ouvrir.
  2. Cliquez sur l’icône « Membres » en haut à droite de l’écran.
  3. Cliquez sur « Ajouter des membres » et entrez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter.
  4. Définissez le niveau d’autorisation pour chaque membre en choisissant parmi les options suivantes : « Lecteur », « Commentateur », « Contributeur » ou « Manager ».
  5. Cliquez sur « Envoyer » pour inviter les membres sélectionnés.

Les membres invités recevront une notification par e-mail et pourront accéder au Drive partagé en fonction des autorisations que vous leur avez attribuées.

Collaborer sur des documents

Google Drive partagé facilite la collaboration en temps réel sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Pour travailler ensemble sur un fichier, suivez ces étapes :

  1. Glissez-déposez le fichier dans le Shared Drive ou créez un nouveau fichier en cliquant sur « Nouveau » dans le coin supérieur gauche.
  2. Ouvrez le fichier en cliquant dessus.
  3. Les autres membres peuvent maintenant ouvrir le fichier et commencer à travailler dessus simultanément.
  4. Utilisez les options de commentaires et de suggestions pour communiquer avec les membres de l’équipe et apporter des modifications au document.
  5. Les modifications apportées au fichier sont automatiquement enregistrées et les versions précédentes peuvent être consultées en cliquant sur « Historique des versions » dans le menu « Fichier ».

En permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même fichier, Drive partagé élimine le besoin d’envoyer des versions de fichiers par e-mail et facilite la collaboration en équipe.

Organiser et rechercher des fichiers

Pour optimiser l’organisation de vos fichiers dans Google Drive partagé, il est important d’utiliser des dossiers et des sous-dossiers pour classer vos documents. Voici quelques conseils pour vous aider à garder vos fichiers bien organisés :

  • Créez des dossiers pour chaque projet, département ou type de document.
  • Utilisez des sous-dossiers pour organiser davantage les fichiers selon les besoins spécifiques de votre entreprise.
  • Ajoutez des descriptions aux dossiers pour donner plus de contexte aux membres de l’équipe.
  • Renommez les fichiers de manière cohérente pour faciliter la recherche et l’identification.

La fonction de recherche intégrée de Drive partagé vous permet de trouver rapidement et facilement des fichiers en entrant des mots-clés, des noms de fichier ou du contenu spécifique. Vous pouvez également utiliser des filtres pour affiner les résultats de recherche et trouver plus rapidement les documents souhaités.

Permissions et autorisations d’accès

Les permissions et autorisations d’accès sont essentielles pour assurer la sécurité et la confidentialité des fichiers de votre entreprise sur Drive partagé. Elles permettent de contrôler qui peut accéder aux fichiers et aux dossiers et de déterminer les actions que les membres de l’équipe peuvent effectuer. Voici un aperçu des différents niveaux d’autorisation et de la manière de les gérer :

Niveaux d’autorisation

Il existe cinq niveaux d’autorisation dans Drive partagé :

    1. Lecteur : Les membres ayant ce niveau d’autorisation peuvent consulter les fichiers, les commenter et les télécharger, mais ne peuvent pas apporter de modifications ni ajouter ou supprimer des fichiers.
    2. Commentateur : Les commentateurs disposent des mêmes autorisations que les lecteurs, mais peuvent également ajouter des commentaires et des suggestions aux fichiers.
    3. Contributeur : Les contributeurs ont la capacité d’ajouter, de modifier et de supprimer des fichiers, mais ne peuvent pas gérer les membres ni modifier les autorisations du Drive partagé.
    4. Gestionnaire de contenu : Les managers ont un contrôle total sur le Drive partagé, y compris la gestion des membres, la modification des autorisations et la suppression de fichiers et de dossiers.
    5. Responsable : En ajoutant un niveau d’autorisation « Responsable », vous pouvez assurer une gestion encore plus précise et sécurisée de votre Drive partagé. Cela permet de garantir que seuls les utilisateurs appropriés ont la capacité de modifier les paramètres critiques et de superviser l’utilisation globale du Drive partagé au sein de votre entreprise.

Gérer les autorisations d’accès

Pour modifier les autorisations d’accès à un Drive partagé, suivez ces étapes :

  1. Ouvrez le Drive partagé dans lequel vous souhaitez modifier les autorisations.
  2. Cliquez sur l’icône « Membres » en haut à droite de l’écran.
  3. Vous verrez la liste des membres avec leurs autorisations actuelles. Pour modifier les autorisations d’un membre, cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de son nom et sélectionnez le niveau d’autorisation souhaité dans le menu déroulant.
  4. Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications.
  5. De plus, vous pouvez également définir des autorisations spécifiques pour les fichiers et les dossiers individuels dans un Drive partagé. Pour ce faire, procédez comme suit :

  6. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier dont vous souhaitez modifier les autorisations.
  7. Sélectionnez « Partager » dans le menu contextuel.
  8. Vous pouvez ajouter des personnes ou des groupes spécifiques et définir leurs niveaux d’autorisation ou cliquer sur « Modifier » à côté de « Accès dans votre organisation » pour modifier les autorisations d’accès pour tous les membres de votre entreprise.
  9. Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications.

En maîtrisant les permissions et les autorisations d’accès dans Drive partagé, vous pouvez garantir la sécurité des fichiers de votre entreprise et veiller à ce que seules les personnes appropriées puissent accéder, modifier et gérer les documents et les dossiers.

Sécurité des données et sauvegardes

La sécurité des données est une préoccupation majeure pour les entreprises, et Drive partagé dispose de plusieurs fonctionnalités pour protéger vos fichiers et vos informations :

  • Chiffrement : Google chiffre les données stockées dans Drive partagé, à la fois lorsqu’elles sont en transit et au repos, en utilisant des protocoles de chiffrement standard du secteur.
  • Authentification à deux facteurs : Activez l’authentification à deux facteurs pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire lors de la connexion à Google Workspace. Cela garantit que les membres de l’équipe doivent fournir une preuve supplémentaire de leur identité avant d’accéder aux fichiers.
  • Historique des versions : Drive partagé conserve automatiquement les versions précédentes des fichiers, ce qui permet de restaurer facilement une version antérieure en cas de modification accidentelle ou de suppression. Pour accéder à l’historique des versions, cliquez sur « Historique des versions » dans le menu « Fichier » d’un document.
  • Sauvegardes : Bien que Google assure la sécurité et la redondance des données stockées sur Drive partagé, il est recommandé de mettre en place des sauvegardes supplémentaires pour protéger vos fichiers contre la suppression accidentelle, la corruption ou les attaques malveillantes. Vous pouvez utiliser des services tiers ou des solutions internes pour effectuer des sauvegardes régulières de vos données.

En gérant efficacement les permissions, les autorisations d’accès et les mesures de sécurité des données, votre entreprise peut tirer pleinement parti de Drive partagé tout en protégeant les informations sensibles et en assurant la conformité avec les réglementations en matière de confidentialité et de sécurité des données.

    Conclusion

    Drive partagés est un outil puissant qui peut aider les entreprises à améliorer leur collaboration, leur gestion des fichiers et leur productivité. En suivant les conseils présentés dans cet article, vous serez en mesure d’optimiser l’utilisation de Drive partagé et de tirer pleinement parti de ses fonctionnalités pour renforcer l’efficacité de votre équipe.

    Publié par Bourbon Digital

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