Google Docs, déjà reconnu comme un outil de collaboration incontournable, étend désormais ses fonctionnalités au domaine des e-mails. Grâce à l’initiative « smart canvas » de Google, il est possible de rédiger et de collaborer sur des e-mails directement dans Google Docs, en intégrant de manière transparente des logiciels de productivité tels que Meet, Docs et Gmail. Voici comment tirer parti de cette fonction pour optimiser vos communications.
1. Créez un nouveau document Google
Pour commencer, ouvrez un nouveau document Google vierge. Ce document servira de base pour rédiger et collaborer sur votre e-mail.2. Insérez un brouillon d’e-mail
Cliquez sur « Insérer » dans la barre de menu, puis sélectionnez « Building Blocks » dans le menu déroulant. Choisissez « Brouillon d’e-mail » pour créer un tableau contenant des champs de messagerie familiers tels que To, Cc, Bcc, Subject et le corps du message. Vous pouvez également le faire directement sur le document ouvert en tapant « @ » (l’action Smart Canvas) puis « Brouillon d’e-mail ».
3. Collaborez sur votre e-mail
Maintenant que vous avez inséré un brouillon d’e-mail, vous pouvez facilement collaborer sur son contenu. Mentionnez des personnes dans les champs destinataires en utilisant le menu « @ » sans avoir à vous souvenir de leurs adresses e-mail. Travaillez ensemble sur le corps du message à l’aide de commentaires et de suggestions pour peaufiner et améliorer le contenu de l’e-mail.4. Exportez votre brouillon vers Gmail
Lorsque vous êtes satisfait du contenu de l’e-mail et que vous êtes prêt à l’envoyer, cliquez sur l’icône Gmail pour exporter votre brouillon vers le service d’e-mail. Une fenêtre de rédaction Gmail apparaîtra, et tous les champs d’e-mail seront automatiquement remplis avec les informations que vous avez saisies dans le brouillon d’e-mail dans Google Docs.
5. Profitez d’une meilleure collaboration et d’une communication plus efficace
Cette fonctionnalité facilite grandement la collaboration sur des e-mails, notamment dans un environnement professionnel. Si vous avez du mal à rédiger des e-mails professionnels, sollicitez l’aide de collègues pour modifier et commenter l’e-mail en temps réel avant de l’envoyer. De plus, cela permet également d’éviter les malentendus et les erreurs embarrassantes lors de l’envoi d’e-mails à des destinataires non souhaités.En intégrant les e-mails à Google Docs, vous pouvez tirer parti de la puissance de la collaboration en temps réel pour améliorer vos communications et optimiser l’efficacité de votre travail d’équipe.
