Vous pouvez désormais collaborer sur des e-mails directement dans Google Docs

Google Docs est déjà l’un des outils de collaboration les plus populaires et Google étend désormais ses capacités au courrier électronique. Collaborer sur les e-mails n’est probablement pas la première chose dont vous pensez avoir besoin, mais Google l’a fait quand même.

Fondamentalement, avec Google Workspace vous permet désormais travailler sur des e-mails avec d’autres personnes sans jamais quitter Google Docs.

Cette mise à jour fait partie de l’initiative « smart canvas » de Google , qui vise à tisser de manière transparente les logiciels de productivité comme Meet, Docs et Gmail.

Comment rédiger des e-mails dans Google Docs

  • Ouvrir un document Google vierge
  • Cliquez sur Insérer
  • Sélectionnez Building Blocks dans le menu déroulant
  • Choisissez le brouillon d’e-mail

Ou directement sur le document ouvert en tapant « @ » (l’action Smart Canvas) puis Brouillon d’e-mail. Cela fait apparaître un tableau contenant des champs de messagerie familiers tels que To, Cc, Bcc, Subject et le corps.

Google Docs email draft

Lorsque vous êtes prêt à envoyer l’e-mail, vous pouvez sélectionner l’icône Gmail pour exporter votre brouillon vers le service d’e-mailing. Une fenêtre de rédaction de Gmail apparaîtra et tous les champs d’e-mail seront automatiquement remplis avec les informations que vous avez saisies dans le brouillon d’e-mail dans Google Docs.
Selon Google dans un article de blog sur la nouvelle fonctionnalité New email draft template in Google Docs :

Nous facilitons la collaboration sur un brouillon d’e-mail dans Docs. Vous pouvez mentionner des personnes dans les champs de destinataire à l’aide du menu @ sans avoir à vous souvenir de leurs adresses e-mail, et collaborer sur le corps du message à l’aide de commentaires et de suggestions. Lorsque vous êtes prêt à envoyer, cliquez simplement sur le bouton qui s’affiche à côté d’un brouillon d’e-mail. Une fenêtre de composition Gmail apparaîtra, avec des champs d’e-mail (objet, à, cc, bcc et corps) remplis automatiquement en fonction du brouillon d’e-mail dans le document.

Cette mise à jour pourrait finir par faire une grande différence dans un environnement d’entreprise.
Les personnes qui ne sont pas particulièrement douées pour écrire des e-mails professionnels pourraient demander à quelqu’un de modifier et de commenter l’e-mail en temps réel avant qu’il ne soit envoyé.
Cela pourrait également épargner à de nombreuses personnes l’embarras d’envoyer des e-mails à une personne non souhaitée.