La distribution partagée est une méthode de routage des messages vers plusieurs systèmes de messagerie en fonction de certaines conditions spécifiées. Dans Google Workspace, la distribution partagée est mise en œuvre grâce à une combinaison d’un hôte (ou route) et d’une entrée de paramètres de routage. Dans cet article, nous expliquons comment configurer la distribution partagée pour faciliter la migration vers Google Workspace, en tenant compte des besoins et des attentes de votre public cible.
Contexte
De nombreuses entreprises utilisent déjà des systèmes de messagerie existants et doivent migrer progressivement leurs données et utilisateurs vers Google Workspace. Pendant cette migration, il est probable que certains utilisateurs se trouvent sur Google Workspace tandis que d’autres restent sur la plateforme héritée. La distribution partagée permet de garantir que les messages soient correctement acheminés en fonction de l’emplacement de l’utilisateur, évitant ainsi les perturbations de communication et les retards de livraison.
Étapes pour Configurer la Distribution Partagée
1. Connectez-vous à votre Domaine en tant qu’Administrateur
Si vous n’êtes pas déjà connecté, connectez-vous à votre domaine en tant qu’administrateur sur admin.google.com.
2. Accédez aux Paramètres de Gmail
Cliquez sur l’icône Applications, puis sur l’icône Google Workspace et enfin sur le service Gmail.
3. Créez une Route
Cliquez sur Hôtes, puis sur AJOUTER UNE ROUTE. Entrez le « Nom » de la plateforme de messagerie héritée (par exemple, Exchange Server, Lotus Notes, etc.) et les détails du serveur de messagerie hérité (adresse IP ou nom de domaine). Pour les besoins de cet exercice, entrez un numéro de port 25. Cliquez sur ENREGISTRER.
4. Créez le Paramètre de Routage
Retournez à la page Paramètres pour Gmail (Applications > Google Workspace > Gmail), faites défiler vers le bas et cliquez sur Routage. Localisez la ligne Routage et cliquez sur CONFIGURER. Une boîte de dialogue s’affiche.
5. Définissez la Distribution Partagée
Entrez une courte description de la distribution partagée (par exemple, "Routage vers le serveur Exchange hérité"), sélectionnez les types de messages à affecter (internes et entrants), et définissez l’action sur Modifier le message. Faites défiler vers le bas et cochez la case Changer la route, puis changez l’option Routage normal en Plateforme de messagerie héritée (le nom que vous avez donné à l'étape 3). Décochez Utilisateurs et cochez la case Non reconnu. Cliquez sur ENREGISTRER.
En configurant la distribution partagée, les messages entrants et internes destinés aux utilisateurs non reconnus (ceux qui n'ont pas encore de compte Google Workspace) seront réacheminés vers le serveur de messagerie hérité, qui pourra ensuite les distribuer aux utilisateurs qui n’ont pas encore basculé vers Google Workspace. Lorsque vous créez des comptes Google Workspace pour ces utilisateurs, ils deviennent reconnus et les messages sont livrés dans leur boîte de réception Gmail.
Avantages de la Distribution Partagée
- Transition en Douceur : Assure une transition fluide entre les anciens systèmes de messagerie et Google Workspace, minimisant les perturbations pour les utilisateurs finaux.
- Communication Ininterrompue : Garantit que les messages soient correctement acheminés pendant les différentes étapes du projet de migration, évitant les pertes de données et les retards de communication.
- Flexibilité : Peut être adapté à des environnements de messagerie complexes, avec des configurations primaires et secondaires et plusieurs serveurs de messagerie, offrant une solution personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Résumé
La distribution partagée est un outil puissant pour faciliter la migration des utilisateurs et des données vers Google Workspace. En configurant correctement la distribution partagée, vous pouvez assurer une transition en douceur pour votre entreprise tout en garantissant que les messages soient correctement acheminés pendant les différentes étapes du projet. Cela permet de maintenir une communication fluide et efficace au sein de votre organisation pendant la migration vers Google Workspace, minimisant les risques et optimisant la productivité.
