Comment utiliser Google Drive

Mise à jour le 27/02/2022 | Publié le 14/02/2022 | Productivité | 0 commentaires

Temps de lecture : 7 minutes
comment utiliser Google Drive

Vous avez besoin de garder un certain nombre de données, alors que votre ordinateur ne dispose plus d’espace libre ? Heureusement Google, en cherchant toujours le meilleur pour ses utilisateurs, vous propose une solution, afin de régler vos soucis.

Facilement accessible aux internautes ayant un compte Google, le service Drive est un service cloud du moteur de recherche. En quoi consiste ce service ? Comment il fonctionne ? Comment l’utiliser ? Voici les éléments de réponse.

À propos de Google Drive

Ce service est fonctionnel depuis un certain moment, plus exactement en 2012. Il a pour objectif de permettre le stockage et la synchronisation des données en ligne. Ainsi, les utilisateurs du moteur de recherche Google auront la possibilité de libérer les espaces de leur ordinateur. De plus, il permet de partager et de modifier tout type de document, en utilisant internet, sur les serveurs de Google.

Chaque personne disposant d’un compte Google détient par l’occurrence un accès à son service cloud. Ce dernier vous permet d’accéder à de multiples fonctions connexes comme le traitement de texte sur Google Docs ou encore les feuilles de calcul sur Google Sheet.

Actuellement, le service est accessible en format Web, pour les utilisateurs de Windows et MacOs. Ceux qui utilisent iOS et Android ont également accès à ce service, car il est aussi disponible en version mobile. Un tel outil renforce surtout la collaboration en ligne des utilisateurs de Google.

D’ailleurs, il est utilisé tant par les entreprises que par les particuliers. En utilisant le service, vous libérez vos appareils mobiles et vos disques durs pour installer des applications ou des logiciels plus volumineux.

Le fonctionnement du service Drive

Comme il a été mentionné auparavant, l’utilisation de la plateforme est notamment pour le stockage et la synchronisation des fichiers avec votre mobile ou votre ordinateur. Si vous voulez apporter des modifications à vos documents, vous pouvez maintenant les faire en ligne, grâce au site Web du service ou son application mobile.

Après l’installation du logiciel sur votre ordinateur ou de l’application sur votre mobile, la synchronisation devient permanente. Vous permettant ainsi de faire une mise à jour de vos fichiers à n’importe quel moment. Les logiciels bureautiques de Google sont tous disponibles sur la plateforme comme Google slide, Google Docs, Google Sheet et d’autres encore. De plus, leur partage est personnalisable, ce qui veut dire que chaque partage de document peut être personnalisé.

Outre le partage, la plateforme vous permet de personnaliser toutes modifications que vous voulez apporter à vos fichiers. En d’autres mots, vous pouvez sélectionner les personnes qui auront accès à vos données en ligne et qui pourront les modifier. Le Google Drive permet l’intégration de groupe avec 50 000 personnes au maximum pour modifier les documents.

Pour rappel, Workspace est la nouvelle appellation de G Suite, attribuée en octobre 2020.

Pourquoi utiliser Google Drive ?

Les avantages pour les entreprises

Ce service cloud n’est pas uniquement réservé aux particuliers, les entreprises peuvent également bénéficier des nombreux avantages qu’il propose. Dans ce cas, il s’utilise spécialement pour rendre les recherches de documents plus faciles. La plateforme propose un service spécifique pouvant intégrer l’ensemble de tous les fichiers entreprises dans le cloud.

En effet, la recherche des données de gros volume peut devenir un casse-tête pendant la recherche. C’est pourquoi la plateforme, à l’aide d’une intelligence artificielle, peut rendre plus facile toute recherche de document. Dans le service cloud, il s’agit de Prioritaire, une fonctionnalité qui est très appréciée au sein des entreprises.

Les signaux que les modifications de document envoient sont analysés par une IA/ML. Plus un document est modifié, plus le cloud lui accorde plus d’importance. Et si le document est touché par une autre personne ou des commentaires y sont apportés, le service vous met au courant, l’IA et le ML les affichent dans Priority.

Plusieurs autres fonctions sont également disponibles dans le service à savoir approuver une demande d’accès des nouveaux contributeurs ou répondre aux commentaires. L’un des avantages de ce service, c’est qu’il propose toutes ses fonctions en reposant sur la confidentialité. Les signaux sont utilisés uniquement pour vous permettre de rechercher facilement vos documents dans le Workspace, sans pour autant les communiquer ailleurs, cela même à vos administrateurs informatiques.

La fonction cloud de Google Drive : comment l’utiliser ?

Pour bénéficier de ce service, il vous suffit d’avoir le service de messagerie de Google, en créant un compte Gmail. Si vous en disposez déjà un, le service est disponible sur votre compte actuel.

Après la création de votre compte, vous avez accès à tous les services proposés par la plateforme. La version Web, pour les ordinateurs étant la plus couramment utilisée, vous pouvez cependant choisir la version mobile. Afin de bénéficier de la fonction sauvegarde sur un ordinateur, le service « sauvegarde et synchronisation » peut être téléchargé à partir de Google.

Voici le fonctionnement de chaque version et les applications tierces que vous pouvez utiliser.

L’interface Web

Pour avoir ce service sur votre navigateur, connectez-vous à votre compte Gmail sur drive.google.com. Plusieurs onglets sont disponibles, sur le côté gauche de votre écran. Ils ont pour rôle de vous aider à mieux organiser vos fichiers par catégorie. Parmi les principaux, nous pouvons citer :

  • Docs récents
  • Corbeille
  • Important
  • Partagés avec moi qui contiens les documents que vos contacts ont partagés avec vous.
  • Nouveau pour créer des dossiers

À côté de cela, pour avoir accès à tous vos fichiers, vous pouvez les trouver dans l’onglet « mon Drive ». Cet onglet abrite aussi le dossier de votre ordinateur, une fois que vous avez synchronisé les deux.

Quant aux autres données synchronisées du disque dur, vous pouvez les consulter dans l’onglet « ordinateurs ». Plusieurs autres onglets sont disponibles sur votre ordinateur, que vous pouvez voir au fur et à mesure de votre utilisation.

La version mobile

Le service est également disponible sur les appareils mobiles, tablette, smartphone pour permettre à leurs utilisateurs de travailler avec leurs fichiers sur le cloud. Quel que soit le système de l’appareil, iOS ou Android, l’application peut être téléchargée sur App Store ou Google Play. Les onglets se rassemblent plus ou moins à ceux de la version Web.

Pour télécharger des fichiers, vous pouvez utiliser le bouton « plus », qui vous permet également de numériser un document.

La synchronisation avec le bureau

Cette fonctionnalité est possible grâce à l’application sauvegarde et synchronisation disponible sur le moteur de recherche. Son installation permet de créer un dossier Drive sur votre ordinateur. Les fichiers de ce dossier se téléchargent automatiquement sur le service cloud.

Toutefois, d’autres dossiers peuvent être synchronisés. Plus vous modifiez les fichiers, plus vous leur apportez des mises à jour. Les préférences peuvent également être modifiées à tout moment. Vous pouvez même désactiver la synchronisation, qui désactivera les mises à jour. Si le téléchargement se fait sur plusieurs ordinateurs, les mêmes dossiers sont synchronisés sur tous les appareils qui se connectent avec le même compte.

Le partage de document

Les principales fonctions du service sont le partage ainsi que la synchronisation des données. Pour le partage, deux options existent.

La première consiste à partager sur le cloud un lien généré par le document, cette option est appelée « obtenir le lien ». Pour y procéder, vous devez cliquer sur le document que vous voulez partager.

La deuxième option de partage s’appelle « partager ». Elle consiste à ouvrir une boîte de dialogue et y ajouter d’autres personnes pouvant avoir accès au document qui a été sélectionné. L’ajout d’une personne dans la boîte de discussion signifie que vous lui autorisez à consulter le document ou à le modifier. Pour ce faire, la personne ajoutée doit disposer de son propre compte Gmail.

Le partage de document

Les principales fonctions du service sont le partage ainsi que la synchronisation des données. Pour le partage, deux options existent.

La première consiste à partager sur le cloud un lien généré par le document, cette option est appelée « obtenir le lien ». Pour y procéder, vous devez cliquer sur le document que vous voulez partager.

La deuxième option de partage s’appelle « partager ». Elle consiste à ouvrir une boîte de dialogue et y ajouter d’autres personnes pouvant avoir accès au document qui a été sélectionné. L’ajout d’une personne dans la boîte de discussion signifie que vous lui autorisez à consulter le document ou à le modifier. Pour ce faire, la personne ajoutée doit disposer de son propre compte Gmail.

Les applications Google Drive tierces

Outre le partage et la synchronisation de données, la plateforme permet aussi d’accéder à des applications sur un espace virtuel. Ce marché est plus connu sous le nom de Google Workspace Marketplace.

Le Marketplace propose plusieurs types d’applications tierces qui vous permettent de prévisualiser ou d’ouvrir plusieurs types de fichiers. Utiliser une application demande son installation sur l’appareil. Toutefois, une application tierce vous permet d’ouvrir un fichier en cliquant sur l’option « ouvrir avec », ensuite sur « connecter plus d’application ».

Quelques limites actuelles sur Google Drive

Bien que ce service figure parmi les outils de stockage les plus puissants présentant de multiples atouts, il présente toutefois quelques défauts pour les comptes gratuits.

Une connexion internet recommandée

Pour pouvoir accéder à ce service et l’utiliser pleinement, vous devez vous connecter à internet. Il vous permet également de travailler hors ligne, cependant, les commentaires et les modifications apportées sont visibles uniquement une fois la connexion établie.

Le téléchargement limité

La taille individuelle maximale des fichiers que vous pouvez importer ou synchroniser est de 5 To.. Une fois ce seuil atteint, le téléchargement se bloque et pour en récupérer d’autres, vous devez attendre pour le lendemain. Quant à la vitesse, elle devient lente du fait que des millions de personnes utilisent la plateforme simultanément, contrairement aux offres d’entreprise où la bande passante leur sont dédiées.

Google Drive : les solutions pour une meilleure utilisation

Google vous propose des solutions pour vous offrir une expérience très satisfaisante.

Votre compte Google et les serveurs sont ultra sécurisé. Il est crypté via SSL, le même protocole de sécurité que Gmail et d’autres services Google. Vous pouvez également demander à ce qu’un SMS de validation vous soit envoyé à chaque connexion.

Pour pouvoir pirater votre compte, le hacker doit avoir votre mot de passe ainsi que votre téléphone en main, une mission impossible. Quant aux autres problèmes, vous pouvez consulter le centre d’aide pour les utilisateurs. Les problèmes de lenteur des comptes gratuits peuvent se résoudre en quelques étapes de vérifications :

  • Vérification du navigateur (cache, cookies, extensions et plug-ins)
  • Vérification de l’appareil utilisé (système d’exploitation)
  • Vérification du compte Drive (quotas de stockage, taille des fichiers stockés)

Des dépannages avancés peuvent être vérifiés comme les services de sécurité Google Workspace pour entreprise.

Publié par Bourbon Digital

Bourbon Digital est une agence web, basée à la Réunion, partenaire Google Cloud en France, France d'Outre-Mer et en Afrique francophone. Offreur de solutions professionnelles, conseils, accompagnement de projets web des plus simples aux plus complexes.

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