Gmail & Droit à la déconnexion : Comment automatiser vos réponses soirs et week-ends ?

C'est vendredi, 18h00. Vous fermez votre ordinateur pour un week-end mérité. Pourtant, vos clients continuent d'écrire à info@votre-entreprise.com ou sur votre adresse directe.

Le problème ? Lundi matin, ils s'impatienteront de ne pas avoir eu de réponse, ou pire, penseront que vous êtes disponibles 24/7.

1. La limite du "Out of Office" natif de Gmail

Si vous utilisez Google Workspace, vous connaissez la fonctionnalité "Réponse automatique". Elle est très bien pour les vacances (du 1er au 15 août), mais elle est incapable de gérer la récurrence quotidienne.

Vous ne pouvez pas dire à Gmail : "Active-toi tous les jours de 18h à 8h du matin et tout le week-end". Résultat ?

• Soit vous l'activez/désactivez manuellement tous les soirs (et vous oubliez une fois sur deux).
• Soit vous laissez faire, et votre temps de réponse moyen se dégrade aux yeux de vos interlocuteurs.
• Soit vos collaborateurs se sentent obligés de répondre le samedi soir (Adieu le droit à la déconnexion).

2. La Solution : L'intelligence de Google Apps Script

Pour combler ce manque fonctionnel, la solution se trouve dans le code. Chez Bourbon Digital, nous développons des scripts sur-mesure qui agissent comme une surcouche intelligente à votre Gmail.

Comment ça marche ?

Un script sécurisé scanne votre boîte de réception toutes les 5 minutes. Il vérifie deux choses :

1. L'heure et le jour : Sommes-nous à la Réunion ? Est-il plus de 18h00 ? Est-ce le week-end ?
2. L'expéditeur : Avons-nous déjà répondu à cette personne aujourd'hui ? (Pour éviter de spammer vos clients à chaque email).

Si les conditions sont réunies, le script envoie immédiatement une réponse HTML professionnelle, par exemple :

"Bonjour,
Nos bureaux sont actuellement fermés. Votre demande a bien été reçue et sera traitée dès lundi matin à 8h00 (Heure de la Réunion).
En cas d'urgence critique, contactez le support dédié..."

3. Pourquoi l'implémenter maintenant ?

1. Pour l'image de marque

Une réponse immédiate, même automatique, rassure le client. Il sait que son email n'est pas perdu. Cela fait "Grande Entreprise" pour un coût minime.

2. Pour vos équipes (RSE)

C'est l'outil technique ultime pour faire respecter le droit à la déconnexion. Vos salariés ne culpabilisent plus de ne pas répondre, car le "robot" l'a fait pour eux.

3. Pour la gestion des Alias

Contrairement au répondeur Gmail qui répond à tout le monde, nos scripts peuvent filtrer. Vous pouvez activer le répondeur sur contact@ mais pas sur direction@, le tout depuis la même boîte.

4. Obtenir cette solution pour votre entreprise

Vous n'avez pas envie de mettre les mains dans le code ?

Nous avons packagé cette solution dans notre offre "Sérénité Numérique". Pour un forfait unique, nous déployons, sécurisons et personnalisons ce script sur votre tenant Google Workspace.